Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento jerárquico que especifique la función que cada uno debe ejecutar en la empresa. Por ello, la funcionalidad de ésta recae en la buena estructuración del organigrama, el cual indica la línea de autoridad y responsabilidad, así como también los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas partes de un componente organizacional.
Y, ¿qué es un organigrama?
El organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización. No tiene por qué encontrarse toda la información para conocer como es la estructura total de la empresa.
Puede incluir los nombres de las personas que dirigen cada departamento o división de la entidad, para explicitar las relaciones jerárquicas y competencias vigentes.
Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o invariable. Es decir, un organigrama es una especie de fotografía de la estructura de una organización en un momento determinado. Con el paso del tiempo, toda la estructura y las relaciones existentes experimentan cambios, que deben ser reflejados con actualizaciones del organigrama o con el diseño y desarrollo de un organigrama completamente nuevo que deje sin valor el anterior.
El organigrama tiene una doble finalidad:
1. Desempeñar un papel informativo.
2. Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.
Tipos de organigramas:
Cuando se desarrolla un organigrama, debemos tener en cuenta una serie de aspectos que formalizan su creación. Se delimita con precisión las unidades o dependencias, se señala de la forma más completa las relaciones existentes, se escribe correctamente el nombre de Unidades o Dependencias, etc.
Las líneas que relacionan los diversos elementos también han de seguir un determinado patrón:
§ Línea o Ejecución: línea de mando debe caer verticalmente.
§ Estado Mayor o Staff: la línea que indica su relación es horizontal.
§ Línea Punteada: para indicar las relaciones de coordinación.
§ Línea Quebrada: representa discontinuidades.
Basándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones"), los organigramas se clasifican:
· Por su naturaleza:
1. Microadministrativos: Corresponden a una sola organización y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.
2. Macroadministrativos: Involucran a más de una organización
3. Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.
· Por su finalidad:
1. Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.
2. Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.
3. Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.
4. Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
· Por su ámbito:
1. Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina. Ejemplo:
2. Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.
Ejemplo:
· Por su contenido:
1. Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.
Ejemplo:
2. Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general. Ejemplo:
3. De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas. Ejemplo:
· Por su presentación o disposición gráfica:
1. Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.
Ejemplo:
2. Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.
Ejemplo:
3. Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.
Ejemplo:
4. De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.
Ejemplo:
5. Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.
Ejemplo:
6. Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta última.
Ejemplo:
Funciones del organigrama:
Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:
Ø Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
Ø Debe contener únicamente los elementos indispensables.
Ø Debe representar los aspectos más importantes de la organización.
Ø Ha de mostrar las unidades de categoría especial.
Ø Ha de constar de dos elementos intrínsecos: unidad de mando y unidad de funcionamiento.
El organigrama, también, tiene una doble finalidad:
1. Desempeñar un papel informativo, ya que permite que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ellas conozcan, a nivel global, sus características generales.
2. Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.
Funciones del organigrama:
- Para la ciencia de la administración:
Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.
- Para el área de organización y sistema:
Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.
- Para el área de administración de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.
- Y en forma general sirve para:
§ Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.
§ Comunicar la estructura organizativa.
§ Reflejar los cambios organizativos.
El uso de organigramas tiene una serie de ventajas como:
· Constituye un medio de análisis.
· Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.
· Muestra quién depende de quién.
· Permite conocer a la organización.
· Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
· Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización.
Pero, también presenta una serie de desventajas:
· No es una representación exacta de la realidad de la empresa.
· Sólo muestra las relaciones formales de la organización y ninguna de la organización informal, de las relaciones informales significativas y las relaciones de información.
· No indica las interacciones entre los puestos del mismo nivel o categoría en las distintas partes de la organización.
· Ningún organigrama puede expresar por sí mismo todos los datos de la organización, por lo que necesita complementarse con otros documentos.
· Son muy difíciles de mantenerlos actualizados.
· No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles.
· Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.
Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un autor, estos son sus principales contenidos:
Ø Títulos de descripción condensada de las actividades: incluye generalmente el nombre de la compañía y la actividad que se defina.
Ø Nombre del funcionario: quien formuló las cartas.
Ø Fecha de formulación
Ø Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización, etc.).
Ø Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales)
